Que tipo de pessoa você é? Aquela pessoa que consegue fazer tudo o que planeja e ainda sobra tempo para uma cervejinha com os amigos no final do dia? Ou é aquela que está sempre na correria, reclamando que o tempo é curto e não dá para fazer nada? É daqueles que costuma levar serviço pra casa e ficar até altas horas trabalhando?

Bem… se você está no segundo ou no terceiro grupo, não é um bom sinal! Tudo indica que você tem um sério problema de priorização e pode estar se “atropelando” durante o dia e procrastinando os projetos planejados.

Seu dia tem 24 horas – e o meu também

Você já teve a sensação de que seu dia tem menos de 24 horas ou que as horas voaram e não deu tempo de fazer nada? E já reparou que, no mesmo período, um colega de trabalho, por exemplo, parece ter feito mil coisas e, se bobear, ainda sobrou um tempinho para um bate-papo ou um cafezinho? Será que o dia dessa pessoa é mais longo que o seu? Ou será que você está fazendo algo errado?

O “pulo do gato” está em saber gerenciar o seu tempo. Não importa se é o presidente da República, o CEO de uma empresa ou alguém que está desempregado. Todas essas pessoas, assim como eu e você, têm “apenas” 24 horas por dia. Portanto, aprender a fazer a gestão do tempo é um ponto chave para que consigamos incluir nessas horas todas as nossas demandas. Aliás, para ser mais exato, é fundamental que você aprenda a fazer a gestão de suas prioridades para, assim, conseguir gerenciar seu tempo.

O que realmente importa?

Sempre que perceber que seu tempo está voando sem que você consiga concluir suas atividades, pare um pouco, respire fundo e reflita sobre o que realmente é importante na sua lista infinita de tarefas.

Não precisa se perder em pensamentos filosóficos nem nada do tipo. Foque em respostas objetivas e alinhadas com o que você está fazendo naquele dia:

• A tarefa que você está realizando AGORA é importante e te ajudará a alcançar algum objetivo planejado?
• Se você passar outra tarefa na frente da que está fazendo, por ser mais rápida ou mais fácil de realizar, isso pode te ajudar a ganhar tempo em outras atividades?
• As atividades que você está realizando são rotineiras ou atípicas?
• Consigo delegar alguma tarefa?

Entendeu a ideia? A coisa mais importante no gerenciamento de tempo é você entender aquilo que é ESSENCIAL de se fazer e aquilo que pode ser postergado, delegado ou até mesmo “deletado”.

Um recurso bacana que pode te ajudar a organizar suas prioridades – e que pode até ser usado como complemento às respostas do que mencionei acima – é o “quadrado das prioridades” (uma adaptação da Matriz de Eisenhower). Dá até para desenhar numa folha de sulfite, de tão simples que é seu uso. A matriz é dividida em 4 quadrantes:

1 – IMPORTANTE e URGENTE: você precisa fazer esta atividade HOJE. São atividades que têm prazo e são essenciais para o desenvolvimento (seu e da empresa). Caso você NÃO faça essa tarefa hoje, isso vai gerar algum tipo de prejuízo para você, para alguém ou para a empresa.

Exemplo prático: pagar um boleto, entregar uma proposta que a data-limite seja hoje.

2 – IMPORTANTE (mas não urgente): são tarefas que devem ser desenvolvidas o quanto antes. Elas não têm um prazo tão rígido (como o de um vencimento de um documento ou de um recurso jurídico, por exemplo). Quando você FIZER essa tarefa, vai gerar algum tipo de oportunidade ou benefício para você, para alguém ou para a empresa.

Exemplo prático: agendar uma reunião com um novo prospect, gravar um vídeo sobre o seu produto para divulgação, fazer uma call com o fornecedor de um novo produto.

3 – URGENTE (mas não tão importante): são tarefas que têm o prazo de HOJE (se você não fizer, não tem mais como fazer), mas que não são tão prioritárias. Normalmente não causarão nenhum prejuízo caso não sejam cumpridas, mas poderiam ter algum benefício caso sejam feitas.

Exemplo prático: participar de algum evento de aprimoramento ou reunião de um comitê técnico.

4 – Não urgente e não importante: são tarefas que estão na sua lista, mas podem esperar ou, quem sabe, até mesmo serem delegadas ou eliminadas.

Exemplo prático: responder comentários nas redes sociais, escolher o modelo do novo ar condicionado do escritório ou comprar a roupa da festa do fim de semana.

ATENÇÃO: É bem aí que mora o perigo! As atividades do quadrante D são mais fáceis e/ou mais prazerosas de se realizar e, portanto, estaremos a todo momento com a “tentação” de realizá-las antes das demais tarefas.

Quadrado das Prioridades:

MAIS UMA DICA…

*Use o D como “prêmio” e/ou como descanso para a mente: como nesse quadrado você vai colocar algumas tarefas gostosas e/ou fáceis de se fazer, estipule uma meta e um prêmio. Além de relaxar seu cérebro, vai estimular e renovar seus ânimos!

Por exemplo: A cada 5 tarefas A ou B concluídas, execute uma D.

A seguir, apresento algumas dicas importantes que podem contribuir ainda mais com esse processo de aprendizagem de priorização.

10 dicas para você gerenciar seu tempo!

1 – Prioridades: como comentei anteriormente, sempre se questione sobre a importância dessa ou daquela atividade; saiba quais são os prazos de cada uma delas. A partir daí, decida quais tarefas são, de fato, as mais importantes e/ou urgentes e, portanto, quais devem ser feitas antes.

*** Se por acaso alguma tarefa se tornar mais urgente (isso é bastante comum de acontecer no dia a dia corporativo), refaça o processo de priorização.

*** Pode parecer algo relativamente simples, mas, acredite, leva um tempo até a gente “pegar a manha” e entender o que vale mais.

2 – Cronograma: definidas as prioridades, crie um cronograma para poder visualizar com clareza o tempo que cada atividade demandará. Planeje suas atividades e tente ao máximo cumprir os prazos estabelecidos por você mesmo.

*** Uma ferramenta que eu gosto muito – e que tem versão gratuita – é o Todoist. Você pode organizar suas tarefas em listas ou cards (eu prefiro listas), incluir subtarefas (isso ajuda a ter uma noção melhor de quanto tempo cada atividade pode levar), definir prazos, entre outros recursos.

*** Além do Todoist, você pode testar outras ferramentas, como Asana, Trello, Monday, Pipefy e Microsoft Project.

3 – Planejamento: antes de começar efetivamente cada tarefa, planeje como realizará seu trabalho e veja se precisará de alguém para auxiliá-lo em sua execução.

4 – Peça ajuda: sempre que perceber que não conseguirá realizar uma tarefa sozinho (por qualquer motivo que seja), peça ajuda a outras pessoas ou procure recursos que possam acelerar seu progresso.

*** Tem um livro bem interessante chamado Peça – Como a habilidade de pedir ajuda pode transformar sua carreira, de Wayne Baker, que ensina como pedir ajuda para conseguir o que você quer no trabalho. Se você tem vergonha ou medo de pedir socorro quando a situação se complica no trabalho, vale a leitura!

5 – Você é um só: vivemos uma época em que as pessoas têm se tornado multitarefas. Apesar de isso nos dar a sensação de que somos super-heróis, capazes de abraçar o mundo, na prática a realidade não é bem essa. Concentre-se em uma única tarefa de cada vez para obter melhores resultados. Quanto mais coisas você fizer ao mesmo tempo, mais chances você tem de errar e mais tempo você vai levar para concluir cada tarefa.

*** Já ouviu falar na “teoria do pato”? O pato nada, anda e voa, mas não faz nada direito. Não seja um pato na hora de realizar seus sonhos!

*** Uma dica para você manter o foco durante a realização de cada tarefa é a técnica Pomodoro, que estipula o período de 25 minutos de foco total, alguns minutos de descanso e o retorno a mais 25 minutos… até finalizar sua tarefa.

6 – Faça pausas: ser produtivo não significa ser uma máquina que opera 24 horas por dia. Nosso corpo e nossa mente precisam de descanso (alô, Pomodoro!). Para manter a energia e a disposição, evite longos períodos de trabalho. Faça pequenas pausas durante o seu dia, dê uma caminhada, hidrate-se, faça um alongamento (sua coluna e seus braços vão agradecer!)…

7 – Sem distrações: redes sociais e e-mails são elementos indispensáveis no dia a dia profissional. No entanto, o excesso de notificações – na tela do notebook, no tablet, no celular, no smartwatch – são sufocantes e nos deixam com a impressão de que estamos sempre sem tempo. É muita coisa acontecendo ao mesmo tempo, e isso é uma distração desnecessária. Por isso, desligue todas as notificações de seus dispositivos, caso possível, ou aprenda a ignorá-las quando não puder dar a devida atenção a elas.

8 – Xô, procrastinação: as pausas sugeridas no item anterior são apenas para relaxar um pouco e retomar o pique. Elas não podem ser usadas para procrastinar! Seja disciplinado e não adie as tarefas urgentes e importantes para o dia seguinte.

9 – Elimine atividades desnecessárias: identifique tarefas que não acrescentam valor às suas metas e elimine-as do seu cronograma. Como sugeri, utilize o Quadrado das Prioridades para te ajudar nesse processo.

10 – Viva: como a vida não é feita apenas de trabalho e cronogramas, planeje seu tempo livre para fazer atividades divertidas. Passeie com sua família, curta a companhia das pessoas que você ama, viaje, brinque com seu pet, ouça música, dance… Isso tudo ajuda a restaurar sua energia e motivação.

Fuja dos ladrões de tempo

A grande sacada é você conseguir identificar suas prioridades. Mas, é claro, isso não é o bastante para você fazer seu tempo render mais. É preciso identificar alguns “ladrões de tempo”.

Esses “ladrões” geralmente surgem disfarçados de atividades inofensivas, mas quando paramos para fazer as contas percebemos que eles roubam descaradamente muitos minutos, horas, dias de nossas vidas, nos impedindo de dar conta do que precisamos realmente fazer.

Alguns dos principais vilões são:

• redes sociais (quando usadas de maneira não estratégica);
• jogos eletrônicos (Candy Crush e afins são legais, mas cuidado para não perder a noção do tempo e transformar o momento de relaxamento em procrastinação!);
• televisão (séries, filmes e novelas não precisam ser abolidos da sua vida, mas cada coisa na sua devida hora, combinado?);
• entre outros.

Longe de mim ser adepto do radicalismo e querer cortar da vida tudo o que é divertido. Claro que não! Mas, pense comigo: se você tem um objetivo e um propósito, deve ter equilíbrio e discernimento para focar em coisas que não prejudiquem seu futuro e que não te ajudam a evoluir. Concorda?

Como sabiamente cantava Cazuza, “O tempo não para!”. Portanto, use o seu tempo de maneira estratégica e com inteligência, e faça as coisas acontecerem a seu favor!