Você conhece ou pelo menos já ouviu falar em Matriz de Eisenhower? Também conhecida como Matriz Urgente-Importante, é uma ferramenta de gestão de tempo criada pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower (1890-1969), comandante supremo das Forças Aliadas na Europa, durante a II Guerra Mundial.

Ele a utilizava para tomar decisões e priorizar tarefas com base em dois critérios principais: urgência e importância. A matriz divide as tarefas em quatro quadrantes, o que permite uma visualização clara de onde focar os esforços e como organizar o tempo de maneira mais eficiente.

Sabe de uma coisa? Tenho certeza de que você precisa de uma ferramenta desse tipo para te ajudar a se organizar e fazer o mesmo para a sua equipe. Baseando-se na matriz original, fiz uma adaptação que pode ser transportada para a realidade da maioria das pessoas. Chamei-a de “Quadrado das Prioridades”, visto a maior facilidade de fixação do nome.

Primeiramente, entenda: para otimizar a gestão de tempo e aumentar a produtividade, se preocupe com o que realmente importa em meio às inúmeras tarefas do dia a dia. Quando sentir que está perdendo o controle do tempo, respire fundo e avalie suas atividades com clareza. Pergunte-se: a tarefa atual é essencial para atingir seus objetivos? Há algo que possa ser delegado ou adiado?

Em outro momento, liste todas as tarefas e atividades que você precisa realizar. Classifique cada uma de acordo com sua urgência e importância. E posicione-as nos quadrantes apropriados da matriz.

A matriz ajuda a diferenciar o que realmente merece atenção imediata do que pode ser planejado para o futuro ou eliminado. Menos tempo gasto em atividades não importantes e mais foco nas tarefas que realmente importam resultam em menos estresse.

O “Quadrado das Prioridades”, que também divide as tarefas em quatro quadrantes, é uma ferramenta poderosa para qualquer pessoa que busca melhorar sua gestão de tempo, tomando decisões mais conscientes e equilibradas sobre como gastar seu tempo e energia.

Ao usá-la, você perceberá uma mudança positiva na relação entre o tempo e o cumprimento das suas tarefas:

Importante e urgente: você precisa fazer esta atividade HOJE, pois ela tem prazo e é essencial para o desenvolvimento (seu e da empresa). Caso NÃO seja realizada, isso vai gerar algum tipo de prejuízo para você, alguém ou a organização. Exemplos: quitar uma fatura ou enviar uma proposta no prazo final.

Importante (mas não urgente): tarefas que devem ser desenvolvidas quanto antes. Elas não têm um prazo tão rígido (como o de um vencimento de um boleto ou de um recurso jurídico). Quando ela for executada, vai gerar algum tipo de oportunidade ou benefício para você, alguém ou a empresa. Exemplos: marcar uma reunião com um potencial cliente; produzir um vídeo para promover seu produto; realizar uma videoconferência com o fornecedor de um novo item.

Urgente (mas não tão importante): tarefas com prazo para HOJE (se não forem realizadas agora, a oportunidade se perde), mas que não são tão prioritárias. Geralmente, não causam grandes prejuízos se não forem concluídas, mas podem trazer algum benefício se realizadas. Exemplos: participar de um evento de capacitação ou de uma reunião de comitê técnico.

Não urgente e não importante: são trabalhos que estão na sua lista, mas podem esperar ou, quem sabe, até mesmo serem delegadas ou eliminadas. Exemplos: responder mensagens nas redes sociais, selecionar o modelo do novo ar-condicionado do escritório ou escolher a roupa para uma festa no fim de semana.

Mesmo depois desses esclarecimentos, o desafio continua sendo resistir à tentação de dar prioridade às tarefas do quadrante “D”, que, apesar de serem simples ou agradáveis, desviam a atenção das tarefas mais essenciais.

Como estratégia, utilize o quadrante “’D” como recompensa: após finalizar um grupo de tarefas importantes, conceda-se uma pausa com uma atividade mais leve. Dessa forma, você sustenta a produtividade enquanto desfruta de momentos de puro ócio.

Mais do que uma habilidade técnica, a gestão do tempo também exige disciplina, planejamento e uma mentalidade voltada para a eficácia e a liderança. Pode acreditar!

A seguir, veja um modelo do “Quadrado das Prioridades”. Copie e use à vontade. (Adaptação da Matriz de Eisenhower):